Mecanismos para el monitoreo de proyectos sociales

Los planes operativos

Los administradores de programas o proyectos deben preparar planes anuales de trabajo para traducir el documento del proyecto en términos operativos. Los planes de trabajo deben describir en forma detallada la entrega de insumos, las actividades que se deben realizar (cuáles y cómo), el presupuesto asignado y los resultados previstos. En ellos se deben indicar con claridad los calendarios y las personas y/o instituciones responsables de aportar los insumos y producir los resultados. Los planes de trabajo deben utilizarse como base para vigilar los progresos de la ejecución del programa o proyecto.

Visitas sobre el terreno

Los administradores de programas o proyectos deben realizar visitas sobre el terreno a intervalos periódicos, por lo que deben asignarse recursos presupuestarios suficientes para este fin. Además de inspeccionar los lugares de ejecución, los productos físicos y los servicios del programa o proyecto, las visitas deben prestar especial atención a la interacción con los grupos destinatarios. 

Es importante obtener las opiniones de los beneficiarios sobre la forma en que el programa o proyecto les está afectando directa o indirectamente, positiva o negativamente y las soluciones que proponen para los problemas percibidos.  Las personas que realicen visitas sobre el terreno deben preparar sus informes bien en el lugar de ejecución o inmediatamente después de las visitas, prestando especial atención a la pertinencia y el rendimiento, incluidas las señales iniciales de posibles problemas o logros.

Reuniones de las partes interesadas

El objetivo de las reuniones de las partes interesadas es implicar a las más importantes con el objetivo de resolver los problemas relacionados con los programas o proyectos, creando así un sentido de identificación con los mismos. Además de los organismos de ejecución y realización, y otros copartícipes en el desarrollo, es fundamental que en el debate de los problemas intervengan los grupos destinatarios que pueden verse afectados por los programas o proyectos.

Teniendo en cuenta los problemas y las cuestiones que se van a abordar, esas reuniones podrán realizarse en diferentes niveles y lugares, con mayor o menor frecuencia. Las cuestiones técnicas y operacionales pueden resolverse a nivel de la dirección del programa o proyecto, mientras que los problemas de política que tienen importantes repercusiones para el programa o proyecto y sus beneficiarios últimos podrían examinarse en un nivel superior, por ejemplo, mediante exámenes bipartitos o tripartitos.

Deben realizarse periódicamente reuniones de la dirección del programa o proyecto. Las reuniones bipartitas o tripartitas deberán tener lugar al menos una vez al año, y con mayor frecuencia si las necesidades lo requieren. Deberán prepararse informes sobre todas estas reuniones.

Presentación sistemática de informes durante la ejecución

Debe efectuarse una presentación sistemática de informes, generalmente un informe anual sobre la pertinencia, rendimiento y probabilidad de éxito del programa o proyecto. A nivel interno, la gestión del proyecto o programa debe preparar informes de monitoreo con mayor frecuencia (con periodicidad mensual, trimestral y/o semestral) para atender las necesidades internas de gestión.

Informes finales

Una vez concluido el programa o proyecto, el organismo de ejecución debe preparar un informe final en el que se consideren ante todo la pertinencia y rendimiento del programa o proyecto, la probabilidad de éxito y las enseñanzas iniciales aprendidas en lo que respecta a las mejores y peores prácticas. El informe deberá contener también recomendaciones sobre las medidas complementarias que deben adoptar las instituciones pertinentes en caso necesario.

Fuente: Manual PNUD